Bezpieczeństwo w firmie – jak je zapewnić?

Ochrona przedsiębiorstwa polegająca na ustawieniu skutecznego szlabanu, wynajęciu agencji ochroniarskiej i postawieniu wysokiego muru to już nie wszystko. Przestępcy posługują się nowoczesnymi narzędziami i oprogramowaniem komputerowym, aby wykraść cenne informacje, dane, a nawet firmowe pieniądze. Bezpieczeństwo w firmie w tym aspekcie jest więc elementem kluczowym. Jak je przeprowadzić zgodnie ze współczesnymi wytycznymi? Co warto wiedzieć o kwestiach podsłuchu, lokalizacji czy monitorowania komputera?

Bezpieczeństwo w firmie możemy dziś podzielić na dwa elementy. Pierwszy związany jest z kontrolowaniem zewnętrznego ruchu w przedsiębiorstwie. Chodzi tutaj o potencjalne ataki na sieć firmową ze strony hakerów, szpiegostwo przemysłowe konkurencji czy nieuczciwe działania polegające na zakładaniu podsłuchów (np. podsłuch telefonu firmowego).

Drugi element związany z zabezpieczeniem przedsiębiorstwa to pracownicy. Nieuczciwa kadra może okradać budżet firmy, nadwyrężając wydatki na paliwo, oszukując w kwestii czasu pracy (to dotyczy m.in. pracy zdalnej), a także prowadząc działania na rzecz konkurencji przedsiębiorstwa.

Dlaczego Twoja firma może być zagrożona?

Bezpieczeństwo w firmie to temat szeroko omawiany. Jest wiele powodów, związanych z zagrożeniem przedsiębiorstwa. Zagrożenie wynika najczęściej z następujących kwestii:

• Mało skuteczne wdrożenie zabezpieczeń w sferze wirtualnej – dotyczy to pobieranych z zewnątrz plików, przekazywania danych, zabezpieczania informacji i haseł firmowych.
• Nikła ochrona danych firmowych – te są często przechowywane nieprawidłowo, bez dodatkowych zabezpieczeń jak ochrona hasłem czy konkretnym oprogramowaniem.
• Nieskuteczna kontrola pracowników – brak sprawdzania, czy pracownik zgodnie z przeznaczeniem wydaje budżet na paliwo czy organizuje czas pracy naraża przedsiębiorstwo na spore koszty.
• Brak czujności – podsłuch telefonu czy ukrytą kamerę może założyć pracownik lub osoba z zewnątrz, która nie jest pilnowana. Zbyt ambiwalentne podejście do kwestii bezpieczeństwa w firmie może skutkować poważnymi problemami w przyszłości.

Pamiętaj, że nie tylko duże firmy muszą się chronić. Badania pokazują, że już 10 procent polskich przedsiębiorstw padło ofiarą szpiegostwa gospodarczego. Konkurencja i nieuczciwi pracownicy naciągają firmowy budżet, próbują wykraść bazy danych klientów czy cenne patenty. Tego rodzaju kwestie należy chronić niemniej skutecznie niż pozostawiony w magazynie towar.

Na jakie niebezpieczeństwo przemysłowe możesz być narażony?

Istnieje kilka niebezpieczeństw, na które może być narażona Twoja firma. Wśród nich możemy wymienić te związane z danymi przechowywanymi w przedsiębiorstwie, ale też realną utratę środków. Na jakie zagrożenia wystawiasz swoją firmę, jeżeli nie jest ona odpowiednio zabezpieczona?

• Kradzież danych osobowych pracowników – przedsiębiorstwa mogą przechowywać dane osobowe osób zatrudnionych, a te podlegają przepisom RODO. Konkurencja może chcieć je wykorzystać do podkradania kadry albo sprzedaży jej w celach marketingowych. Bezwzględnie musisz się chronić przed takim procederem.
• Kradzież danych klientów – stanowi jeszcze większe zagrożenie niż kradzież danych pracowników. Stanowi kluczowy aspekt szpiegostwa gospodarczego. Najczęściej dane klientów wykorzystywane są w celu ich przechwycenia lub sprzedaży podmiotom trzecim. Wyciek takiej bazy całkowicie dyskredytuje przedsiębiorstwo w oczach kontrahentów.
• Utrata patentów i projektów – źle chronione tajne dokumenty są idealnym celem dla firm konkurencyjnych. Utrata takich dokumentów to ogromny cios dla finansów i rozwoju danego przedsiębiorstwa.
• Nadwyrężenie budżetu poprzez brak efektywności pracownika – jeżeli Twój pracownik nie będzie dobrze wykonywał swoich obowiązków i przestanie angażować się w swoją pracę, to nie tylko będziesz płacić mu za czynności, których nie robi. Narazisz się też na potencjalną stratę zysków, które w tym czasie mógłby realizować ktoś inny.
• Utrata środków przekazanych na rzecz pracowników – tutaj możemy wspomnieć między innymi o nieuczciwym dysponowaniem paliwa,

Firma narażona jest na poważne konsekwencje powyższych zdarzeń. To nie tylko utrata środków finansowych, ale również procesy cywilne o odszkodowanie ze względu na nieprawidłowe przetwarzanie danych osobowych, odpowiedzialność karna i brak perspektyw na dalszy rozwój.

W jaki sposób skutecznie chronić firmowe dane?

Zwróć uwagę na to, jakie luki w Twoich systemach bezpieczeństwa może wykorzystać potencjalny przestępca gospodarczy. Kiedy i jak ktoś może podłożyć podsłuch telefonu, w jaki sposób może wykraść dane z serwerów i podobne. Następnie powinieneś zabrać się za eliminowanie kolejnych błędów.

Dobrze, jeżeli wyposażysz swoją firmę w skuteczne narzędzia do ochrony majątku i danych firmowych. Zainwestuj w wykrywacze podsłuchów. Możesz założyć też ukryte kamery, które będą dokładnie analizować kto wchodził i wychodził z firmy.

Pamiętaj, żeby przechowywać dane w dobrze zabezpieczonych formatach, najlepiej chronionych hasłem. Nie dawaj dostępu do takich baz osobom, które nie są zaufane. Kompleksowo aktualizuj oprogramowanie antywirusowe.

Jeżeli posiadasz flotę pojazdów, warto zamontować w nich lokalizatory GPS, kontrolujące wszelkie sytuacje związane z autem. Dzięki temu pracownicy nie będą wykorzystywać służbowego paliwa czy pojazdu do prywatnych przejazdów.

Co zrobić, aby zabezpieczyć się przed nieuczciwymi pracownikami?

Przede wszystkim wprowadzaj zasadę ograniczonego zaufania. Monitoring komputera pracownika lub jego telefonu (pamiętaj, że prawo zezwala na takie działanie wyłącznie wobec firmowych urządzeń) to podstawa. Dzięki temu sprawdzisz co robi pracownik w czasie pracy, jak wykonuje obowiązki i czy nie prowadzi np. działań na rzecz konkurencji.

Idealnym urządzeniem do sprawdzenia pracowników jest Spyphone Android Alfa – polska wersja językowa. To skuteczne i proste w obsłudze oprogramowanie o bardzo szerokich możliwościach. Umożliwia podsłuchiwanie rozmów, kontrolowanie działań na danym smartfonie, a także działa jako lokalizacja telefonu. To umożliwi Ci sprawdzenie, gdzie na dany moment jest Twój pracownik.

Spyphone Android Alfa nie ogranicza pod żadnym względem użyteczności telefonu i nie uszkadza jego oprogramowania właściwego.

Z kolei skuteczny monitoring komputera pracownika to programowy szpieg komputera Spylogger Alfalog PRO. Przypomina on pendrive i działa jak urządzenie do pełnej kontroli sprzętu firmowego. Narzędzie monitoruje uruchamiane programy, pliki, sprawdza, jakie słowa były wpisywane w klawiaturę. Dzięki niemu sprawdzisz, czy Twój pracownik nie przekazuje np. danych firmowych podmiotom zewnętrznym, gdyż Spylogger Alfalog PRO posiada mechanizm rejestrowania wyświetlanych na monitorze treści.

Na maila będziesz sukcesywnie dostawał raporty z czynnościami swoich pracowników, mając stałą kontrolę nad ich pracą, ale też bezpieczeństwem swojej firmy.

Wdrażając takie rozwiązania jak wykrywacze podsłuchów, kompleksowy monitoring, kontrolowanie telefonów i komputerów pracowników oraz aktualizowanie zabezpieczeń wewnętrznych, możesz zwiększyć swój komfort i poczucie bezpieczeństwa. Pracownikom czy konkurencji będzie trudniej pozyskać wrażliwe informacje, a nawet jeżeli to się uda – znajdziesz winnego i przekażesz go w ręce organów ścigania. Niewątpliwie na zabezpieczaniu danych w firmie nie warto oszczędzać, stąd już teraz zacznij analizę dotychczasowych zabezpieczeń i postaraj się wdrożyć procedury, które chronią nie tylko zmagazynowany towar czy fizyczne narzędzia, ale też zgromadzone na dyskach twardych informacje. Bezpieczeństwo w firmie to klucz do sukcesu.