Jak sprawdzić pracownika? Spyphone, Spylogger, GPS

Opublikowano: 2 czerwca 2016, ostatnio zaktualizowano: 14 września 2026

Pracodawca może kontrolować sprzęt służbowy, ale wyłącznie po spełnieniu trzech warunków: wpisaniu zasad do regulaminu pracy, poinformowaniu pracowników co najmniej dwa tygodnie przed uruchomieniem monitoringu i ograniczeniu go do celów służbowych. Monitoring prowadzony bez wiedzy pracownika jest niezgodny z Kodeksem pracy, a nagrywanie dźwięku w miejscu pracy jest niedopuszczalne niezależnie od tego, czy pracownik o nim wie. Kary nakładane przez Prezesa UODO w takich sprawach sięgają kilkudziesięciu tysięcy złotych, także w małych firmach.

Trzy warunki, bez których monitoring jest nielegalny

1. Właściwa podstawa prawna

Tu tkwi najczęstszy błąd. Wielu pracodawców zakłada, że wystarczy zebrać od pracowników pisemne zgody na monitoring. To podejście jest ryzykowne, ponieważ w relacji pracodawca i pracownik występuje nierównowaga stron, przez co zgoda może zostać uznana za niedobrowolną, a więc nieważną. Naczelny Sąd Administracyjny wskazywał, że zgoda wyrażona na żądanie pracodawcy narusza swobodę woli pracownika.

Właściwą podstawą jest uzasadniony interes pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w połączeniu z przepisami Kodeksu pracy: art. 22² dla monitoringu wizyjnego i art. 22³ dla pozostałych form, w tym monitoringu poczty elektronicznej, sprzętu służbowego i pojazdów. Cel musi być konkretny: zapewnienie bezpieczeństwa, ochrona mienia, kontrola produkcji lub ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa.

2. Poinformowanie pracowników z wyprzedzeniem

Zasady monitoringu, jego cel, zakres i sposób prowadzenia muszą być opisane w regulaminie pracy, układzie zbiorowym albo obwieszczeniu. Pracowników trzeba poinformować co najmniej dwa tygodnie przed uruchomieniem monitoringu, a nowo zatrudnionym przekazać tę informację przed dopuszczeniem do pracy. Pomieszczenia i tereny objęte monitoringiem wizyjnym oznacza się w widoczny sposób.

3. Ograniczenie zakresu i czasu przechowywania

Monitoring nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek ani palarni. Nagrania z monitoringu wizyjnego przechowuje się co do zasady maksymalnie trzy miesiące, chyba że stanowią dowód w postępowaniu.

Czego pracodawcy nie wolno

To sekcja, którą warto przeczytać uważnie, bo dotyczy funkcji dostępnych w sprzęcie, ale niedozwolonych w kontekście pracowniczym.

Nagrywanie dźwięku. Przepisy o monitoringu pracowniczym co do zasady nie zezwalają na rejestrowanie dźwięku. Wskazówki Prezesa UODO dotyczące monitoringu wizyjnego są w tej kwestii jednoznaczne, a instalowanie mikrofonów w miejscu pracy może zostać uznane za stosowanie podsłuchu, co wiąże się z odpowiedzialnością karną. Jeśli więc urządzenie oferuje funkcję nagrywania rozmów lub dźwięku otoczenia, w monitoringu pracowniczym po prostu jej nie używamy.

Monitoring ukryty. Rozwiązania działające niewidocznie dla użytkownika urządzenia mają swoje legalne zastosowania, na przykład przy kontroli rodzicielskiej nad telefonem niepełnoletniego dziecka albo zabezpieczeniu własnego sprzętu przed kradzieżą. W relacji pracowniczej ukrycie monitoringu jest sprzeczne z obowiązkiem informacyjnym z Kodeksu pracy, więc niezależnie od możliwości technicznych pracownik musi wiedzieć, że jego sprzęt służbowy podlega kontroli.

Kontrola urządzeń prywatnych. Monitoring może obejmować wyłącznie sprzęt powierzony przez pracodawcę. Instalacja oprogramowania monitorującego na prywatnym telefonie czy komputerze pracownika, nawet za jego zgodą, jest praktyką skrajnie ryzykowną i wykracza poza zakres art. 22³ KP.

Wgląd w korespondencję prywatną. Monitoring poczty służbowej nie może naruszać tajemnicy korespondencji. Jeśli w skrzynce służbowej znajdzie się prywatna wiadomość, pracodawca nie ma prawa zapoznawać się z jej treścią.

Narzędzia i ich zgodne z prawem zastosowanie

Monitoring telefonu służbowego

Spyphone Android Alfa w cenie 590 zł rejestruje aktywność telefonu: wiadomości, korzystanie z aplikacji, historię odwiedzanych stron i lokalizację. Instalacja wymaga jednorazowego, fizycznego dostępu do urządzenia.

W kontekście pracowniczym oprogramowanie tego typu można stosować wyłącznie na telefonie służbowym, po dopełnieniu wymogów opisanych wyżej. Warto ograniczyć zakres zbieranych danych do tego, co faktycznie potrzebne do wskazanego celu, i nie korzystać z funkcji rejestrowania dźwięku.

Monitoring komputera służbowego

Keyturion PRO kosztuje 649 zł za licencję roczną lub 200 zł za trzy miesiące i rejestruje aktywność na komputerze: uruchamiane programy, odwiedzane strony i zrzuty ekranu. Dane trafiają na zaszyfrowany serwer i są przechowywane przez 90 dni.

Zastosowanie w firmie mieści się w art. 22³ KP, o ile dotyczy sprzętu służbowego, służy kontroli wykonywania obowiązków lub organizacji pracy i zostało opisane w regulaminie.

Lokalizacja pojazdów służbowych

Lokalizator GPS L208 4G LTE w promocyjnej cenie 490 zł montuje się na magnes i raportuje pozycję pojazdu. To rozwiązanie typowe dla firm rozliczających trasy przedstawicieli handlowych, kurierów czy serwisantów.

Jest tu jednak jeden wymóg, o którym łatwo zapomnieć. Jeśli pracownik korzysta z pojazdu również prywatnie, na przykład dojeżdża nim do domu, pracodawca ma obowiązek umożliwić wyłączenie monitorowania poza godzinami pracy. Śledzenie prywatnych przejazdów jest naruszeniem prywatności pracownika i właśnie za takie praktyki zapadają decyzje UODO z karami finansowymi. Przy wdrożeniu warto więc od razu ustalić, czy pojazdy są używane wyłącznie służbowo, a jeśli nie, zapewnić rozdzielenie trybów.

Lista kontrolna przed wdrożeniem

1. Określ konkretny cel monitoringu i sprawdź, czy mieści się w katalogu z Kodeksu pracy.
2. Opisz cel, zakres i sposób prowadzenia monitoringu w regulaminie pracy lub obwieszczeniu.
3. Poinformuj pracowników co najmniej dwa tygodnie przed uruchomieniem.
4. Oznacz pomieszczenia objęte monitoringiem wizyjnym.
5. Wyłącz funkcje rejestrowania dźwięku.
6. Ogranicz monitoring do sprzętu służbowego.
7. Ustal okres przechowywania danych i trzymaj się go.
8. Przy pojazdach używanych także prywatnie zapewnij możliwość wyłączenia monitorowania poza godzinami pracy.
9. Przy większych wdrożeniach skonsultuj rozwiązanie z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych.

FAQ

Podsumowanie

Monitoring pracowników jest w Polsce dopuszczalny, ale w wąsko określonych ramach: na sprzęcie służbowym, w konkretnym celu, po wpisaniu zasad do regulaminu i poinformowaniu zespołu z dwutygodniowym wyprzedzeniem. Dwie granice są przy tym nieprzekraczalne: nie nagrywamy dźwięku i nie ukrywamy faktu prowadzenia monitoringu. Wdrożenie zgodne z tymi zasadami chroni nie tylko pracowników, ale przede wszystkim samego pracodawcę przed karą finansową i sporem sądowym.